6698 Sayılı Kişisel Verileri Koruma Kanunu Uyarınca Özyeğin Üniversitesi Çalışan Aydınlatma Metni

1. Veri Sorumlusu

İş bu Aydınlatma Metni, Özyeğin Üniversitesi (Üniversite) olarak 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (Kanun) ve ilgili mevzuat kapsamında sizlere sunduğumuz hizmetler sırasında kişisel verilerinizin işlenmesi, saklanması ve aktarılması ile ilgili sizleri bilgilendirmek amacıyla hazırlanmıştır.

Kişisel verileriniz; veri sorumlusu olarak Üniversite tarafından aşağıda açıklanan kapsamda işlenmektedir.

2. Tanımlar, Kişisel Veri İşleme Amaçları ve Hukuki Sebepleri

Üniversite tarafından ilgili kişilerin aşağıda belirtilen kişisel verileri basılı veya çevrimiçi elektronik formlar, ilgili kişi beyanı, e-posta ve internet sitesi sistemleri aracılığıyla elde edilmektedir.

Kimlik: Adı soyadı, doğum tarihi, doğum yeri, cinsiyet, uyruk, medeni durum, vatandaşlık bilgisi, kimlik numarası, kimlik kartı fotokopisi, sosyal güvenlik numarası, sicil numarası, yabancı uyruklular için pasaport numarası,
İletişim: Telefon numarası, e-posta adresi, ikametgâh adresi, acil durumda irtibata geçilecek kişi adı soyadı ve iletişim bilgisi
Özlük: Askerlik durumunu gösterir belge, işe giriş bildirgesi, işten ayrılış bildirgesi, aylık prim ve hizmet belgesi, SGK meslek kodu, eski çalışılan kurumdan/kurumlardan kümülatif vergi matrahı yazısı, nüfus kayıt örneği varsa vergi indirim yazısı, öğrenim ve eğitim belgeleri, aile durum bildirimi, pozisyon/unvan
Mesleki Deneyim: Akademik ve idari özgeçmiş, yabancı dil bilgisini gösterir belgeler, mesleki deneyim ve tecrübeyi gösterir belgeler
İşlem Güvenliği: IP Adresi, MAC Adresi, nakledilen veya saklanan veri içeriği olmaksızın İnternet Giriş Çıkış Bilgileri, Kullanıcı adı, parola (şifreli olarak), log kayıtları
Finans: Banka Bilgileri, Maaş, Bordro
Görsel ve İşitsel Kayıt: Fotoğraf, CCTV Kayıtları
Hukuki İşlem: Maaş Haczi, Üniversiteyle ilgili veya iş ilişkisini ilgilendiren Dava Bilgileri
Sağlık: Sağlık raporu, engellilik bilgisi, kan grubu,

Fiziksel Mekân Güvenliği: Giriş-çıkış kayıt bilgileri

Ceza Mahkumiyeti ve Güvenlik Tedbirlerine İlişkin Veriler: Ceza mahkûmiyetine ilişkin bilgiler, adli sicil kaydı

Kişisel verileriniz Üniversite tarafından Kanunun 5. ve 6. maddelerinde belirtilen kişisel veri işleme şartları ve amaçları kapsamında işlenecektir.

• İlgili kişinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla, veri sorumlusunun meşru menfaatleri için veri işlenmesinin zorunlu olması hukuki sebebine (KVKK m.5 f.2 f bendi) dayalı olarak;
  • Üniversite’nin hizmetlerinden faydalanmanız için gerekli çalışmaların ilgili birimlerce yapılması, Üniversite ve faaliyetlerinin tanıtılması, Üniversite tarafından sunulan ürün ve hizmetlerden ilgili kişilerin faydalanması,
  • Üniversite öğrencilerinin/çalışanlarının akademik ve idari süreçler hakkında bilgilendirilmesi, üniversitenin iç iletişim kanalı olan MyOzU platformundan kurumsal e posta adresine üniversiteye ilişkin duyuruların/günlük bilgilendirilmelerin yapılması,
  • Listeleme, raporlama, doğrulama, analiz ve değerlendirmeler yapmak, İstatistiki ve bilimsel bilgiler üretmek, İnternet sitemizi, mobil uygulamalarımızı ve diğer iletişim kanallarımızı kullanım şeklinize ilişkin analiz yapmak ve özelleştirmelerde bulunmak
  • Üniversite’nin ticari ve iş stratejilerinin belirlenmesi ve uygulanması amacı doğrultusunda; Üniversite tarafından yürütülen finans operasyonları, iletişim, pazar araştırması ve sosyal sorumluluk aktiviteleri, satın alma operasyonları (talep, teklif, değerlendirme, sipariş, bütçelendirme, sözleşme), Üniversite ticari ve iş stratejilerinin belirlenmesi ve uygulanması, Üniversite içi sistem ve uygulama yönetimi operasyonları, hukuki operasyonların yönetimi
• Veri sorumlusunun hukuki yükümlülüğünü yerine getirebilmesi için zorunlu olması hukuki sebebine (KVKK m.5 f.2 ç bendi) dayalı olarak;
  • Yükseköğretim Kanunu, ilgili ikincil düzenlemeler ve Yükseköğretim Kurumu (YÖK) tarafından getirilen eğitim faaliyetlerine ve denetime ilişkin ve sair yükümlülüklerin karşılanması
  • Üniversite öğrencilerinin/çalışanlarının/ziyaretçilerinin can ve mal güvenliğinin korunması, kamu sağlığı kapsamında gerekli tedbirlerin alınması veya bu maddede belirtilenlere ilişkin kurallara uyum sağlanması da dâhil olmak üzere; yasal yükümlülüklerin, yargı organlarının veya yetkili idari kuruluşların istediği gerekliliklerin veya taleplerinin yerine getirilmesi,
  • Mevzuat, ilgili düzenleyici kurumlar ve diğer otoritelerce öngörülen diğer hukuka uygun bilgi saklama, raporlama, bilgilendirme yükümlülüklerine uyulması veya Mevzuatta öngörülen yükümlülüklere uygunluğun sağlanması,
  • Mahkeme kararlarının yerine getirilmesi,
  • Resmi kurum ve yetkili kuruluşların hukuka uygun taleplerinin yerine getirilebilmesi, mevzuattan kaynaklı bilgi verebilmesi, hukuki uyum sürecinin sağlanabilmesi,
• Bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili olması kaydıyla, sözleşmenin taraflarına ait kişisel verilerin işlenmesinin gerekli olması hukuki (KVKK m.5 f.2 c bendi) sebebine dayalı olarak:
  • Eğitim-öğretim, bilimsel araştırma, yayın ve danışmanlık faaliyetlerinin sürdürülmesi,
  • Üniversite ile iş ilişkisi içerisinde olan kişi ve kurumlarla yapılan sözleşmeler veya yürütülen faaliyetler çerçevesinde; Üniversite tarafından iş ifası, hak tesisi, hakların korunması, ticari ve hukuki değerlendirme süreçleri, hukuki uyum süreci, mali işlerin yürütülmesi
• Bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için veri işlemenin zorunlu olması hukuki sebebine (KVKK m.5 f.2 e bendi) dayalı olarak;
  • Yükseköğretim mevzuatı ve Üniversitenin kanunlara ve hukuka uygun iç/alt düzenlemeleri kapsamında eğitim faaliyetinden kaynaklı hakların tesis edilmesi, kimlik kartı üretimi, basımı ile çeşitli akademik ve idari işlemlerin yapılması,
• Kanunlarda açıkça öngörülmesi hukuki yükümlülüklerin yerine getirilmesi ve iş sözleşmesinin ifası için gerekli olması hukuki sebebine (KVKK m.5 f.2 a bendi) dayalı olarak;
  • Üniversite İnsan Kaynakları politikalarının yürütülmesi amacı doğrultusunda; Üniversite’nin İnsan Kaynakları politikalarına uygun şekilde, aşağıda belirtilen operasyonlarının yürütülmesi
  • Açık pozisyonlara uygun personel temini
  • İş Kanunu, Sosyal Güvenlik Kanunu ve sair iş hayatını düzenleyen mevzuat ile iş sağlığı ve iş güvenliği çerçevesinde yükümlülüklerin yerine getirilmesi ve gerekli idari veya hukuki tedbirlerin alınması
  • Üniversitemiz ile imzaladığınız İş Sözleşmesinin ifa edilebilmesi, İşveren – Personel iş hukuku ilişkisinin yürütülmesi
  • Bilgi güvenliği süreçlerinin yürütülmesi, denetim ile mesleki ve yayın etik faaliyetlerinin gerçekleştirilmesi
  • İzin onayınız, bakiye izinlerin görüntülenmesi, izin düzenlemelerinin yapılması, işten çıkış veya bordro işlemlerinizin yapılması
  • Maaş ödemelerinizin yapılması
  • Özlük dosyanızın oluşturulması
  • SGK bildirimlerinin yapılması
  • Ar-Ge için teşvik hesaplaması yapılması
• İstihdam, iş sağlığı ve güvenliği, sosyal güvenlik, sosyal hizmetler ve sosyal yardım alanlarındaki hukuki yükümlülüklerin yerine getirilmesi hukuki sebebine (KVKK m.6 f.3 b bendi) bağlı olarak;
• Üniversite yerleşkesinde sağlık önlemlerinin alınması,
• İç denetim, soruşturma ve istihbarat faaliyetlerinin yürütülmesi,
• Yetkili kişi, kurum ve kuruluşlara bilgi verilmesi
• İş kazasının yasal bildirimlerinin veya İş sağlığı ve güvenliği işlemlerinin yapılması
• Açık rızanın bulunması şartına dayalı olarak;
  • Görsel ve işitsel kayıt verilerin kullanılması
  • Tebrik ve/veya taziye içerikli duyuruların MyOzude paylaşılması

3. İşlenen Kişisel Verilerin Aktarımı

Toplanan ve/veya kaydedilen kişisel verileriniz; Üniversite nezdindeki eğitim ve öğretim faaliyetlerini sürdürmek, Üniversitemizin ve Üniversitemizle iş ilişkisi içerisinde olan kişilerin hukuki ve ticari güvenliğinin temini, Üniversite tesis ve binalarının iç ve dış lokasyonlarında fiziksel güvenliğini ve denetimini sağlamak, tarafınıza ulaşım, araç tedariki, kartvizit basımı, otopark kaydı sağlanması, tarafınıza yan haklar, ek imkanlar, hediyeler ve ücretsiz gönderimler sağlanması, Hukuki uyum süreçlerinin yürütülmesi, mali ve finansal işlerin yerine getirilmesi, ticari ve iş stratejilerinin belirlenmesi ve yerine getirilmesi amaçlarıyla; iş ortaklarına, Yüksek Öğretim Kurumu, SGK, Sivil Savunma Sistemi, Milli Savunma Bakanlığı ve İŞKUR gibi kamu hizmeti sağlayan resmi kurum ve kuruluşlar, bakanlıklar, yargı mercileri gibi kanunen yetkili kamu kurumlarına, mevzuatın izin verdiği hallerde işbirliği yaptığı danışman, kuruluş, taraflara, anlaşmalı kuruluşlara, ödeme sistemleri kuruluşlarına, yurt dışında bulunan bulut bilişim hizmeti alınan tedarikçilere, özel sağlık ve hayat sigortası yapan kuruluşlara, İş yeri hekimi, sağlık taraması yapan kuruluş ve laboratuvarlara 6698 sayılı Kanun’un 8. ve 9. maddelerinde belirtilen kişisel veri işleme şartları ve amaçları çerçevesinde aktarılacaktır.

4. Kişisel Veri Toplamanın Yöntemi

Kişisel verileriniz web sitelerine yapılan yazılı/dijital başvurular (iş başvuruları dahil), sosyal medya, çağrı merkezi, matbu form, adli kayıtların taranması, SGK kayıtları, PTT, internet logları, Üniversitemiz nezdinde kullandığınız elektronik posta, kargo, referans ve benzeri yöntemlerle veri toplama veya kayıtları yetkili ilgili birime ulaştırılan belgeler, fiziksel güvenliği sağlayan kamera sistemleri, danışmanlık şirketleri, Üniversitemizin sizlerle iletişime geçtiği kanallar aracılığıyla toplanıp yasal süresi boyunca saklanmaktadır.

5. Kişisel Veri Sahibinin Kanunda Sayılan Hakları

Kişisel veri sahibi olarak, haklarınıza ilişkin taleplerinizi, aşağıda düzenlenen yöntemlerle iletmeniz durumunda Üniversite talebin niteliğine göre en kısa sürede ve en geç otuz iş günü içinde sonuçlandıracaktır. Verilecek cevapta ücret alınmayacaktır.

Bu kapsamda kişisel verilerinizle ilgili olarak haklarınız aşağıda belitrilmiştir.

• Kişisel veri işlenip işlenmediğini öğrenme, Kişisel verileri işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,
• Kişisel verilerin işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,
• Yurt içinde veya yurt dışında kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişileri ve aktarım nedeni ile içeriğini bilme,
• Kişisel verilerin eksik veya yanlış işlenmiş olması hâlinde bunların düzeltilmesini talep etme ve bu kapsamda yapılan işlemin kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
• 6698 sayılı Kanun ve ilgili diğer kanun hükümlerine uygun olarak işlenmiş olmasına rağmen, işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması halinde kişisel verilerin silinmesini veya yok edilmesini talep etme ve bu kapsamda yapılan işlemin kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
• İşlenen verilerin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle kişinin kendisi aleyhine bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme,
• Kişisel verilerin hukuka aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğraması halinde zararın giderilmesini talep etme,

Kişisel verileriniz ile ilgili başvuru ve taleplerinizi İlgili Kişi Başvuru Formu aracılığıyla;

• Islak imzalı ve kimlik fotokopisi ile Nişantepe Mahallesi, Alemdağ/Çekmeköy 34794 İstanbul adresine göndererek,
• Geçerli bir kimlik belgesi ile birlikte ÖZYEĞİN Nişantepe Mahallesi, Alemdağ/Çekmeköy 34794 İstanbul adresinden şahsen başvurarak,
• Mobil imza veya güvenli elektronik imza ile imzalayıp privacy@ozyegin.edu.tr adresine e-posta gönderilerek,
• Kayıtlı elektronik posta (KEP) adresi, güvenli elektronik imza ya da mobil imza kullanmak suretiyle ozyeginuniversitesi@hs1.kep.tr kayıtlı elektronik posta (KEP) adresine göndererek,
• ÖZYEĞİN sisteminde kayıtlı olan e-posta adresiniz aracılığıyla imzalayıp privacy@ozyegin.edu.tr e-posta gönderilerek,

bizlere iletebilirsiniz.

Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Tebliğ uyarınca, İlgili Kişi’nin, başvurusunda ad, soyad, başvuru yazılı ise imza, T.C. kimlik numarası, (başvuruda bulunan kişinin yabancı olması halinde pasaport numarası), tebligata esas yerleşim yeri veya iş yeri adresi, varsa bildirime esas elektronik posta adresi, telefon numarası ve faks numarası ile talep konusuna dair bilgilerin bulunması zorunludur.

İlgili Kişi, yukarıda belirtilen hakları kullanmak için yapacağı ve kullanmayı talep ettiği hakka ilişkin açıklamaları içeren başvuruda talep edilen hususu açık ve anlaşılır şekilde belirtilmelidir. Başvuruya ilişkin bilgi ve belgelerin başvuruya eklenmesi gerekmektedir.

Talep konusunun başvuranın şahsı ile ilgili olması gerekmekle birlikte, başkası adına hareket ediliyor ise başvuruyu yapanın bu konuda özel olarak yetkili olması ve bu yetkinin belgelendirilmesi (vekâletname) gerekmektedir. Ayrıca başvurunun kimlik ve adres bilgilerini içermesi ve başvuruya kimliği doğrulayıcı belgelerin eklenmesi gerekmektedir. Yetkisiz üçüncü kişilerin başkası adına yaptığı talepler değerlendirmeye alınmayacaktır.